Er is geen sprake van vertrouwelijkheid of geheimhouding indien deze in strijd is met het strafrecht of een groter maatschappelijk belang. Of als de portefeuillehouder oordeelt dat de veiligheid van een of meerdere van zijn leden in het geding is en/of wanneer er sprake is van een ernstig strafbaar feit (strafbare feiten zoals in het Wetboek van Strafrecht zijn vastgelegd).

De vertrouwenscontactpersoon brengt de portefeuillehouder altijd op de hoogte van hetgeen een betrokkene heeft verteld op inhoud en/of proces niveau en beschrijft welke afspraken met betrekking tot doorverwijzing zijn gemaakt. Dit gebeurt eventueel op verzoek geanonimiseerd. Indien de portefeuillehouder dit noodzakelijk vindt, kan gevraagd worden naar verwijzing van personen. Vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een herleidbare beschrijving van persoonsgegevens nadrukkelijk reden om deze verslagen veilig en netjes te bewaren. De vertrouwenscontactpersoon draagt dan ook het verslag over aan de portefeuillehouder, voert geen schaduw administratie, waar afspraken zijn gemaakt over gegevens bewaren op een afgesloten plek met door het bestuur aangewezen toegang.